5S - Housekeeping Management

5S bisa dibilang merupakan pondasi dari segala kegiatan perbaikan. 5S dapat kita definisikan sebagai suatu proses yang mengatur, membersihkan dan men-standarisasi area kerja dan menanamkan disiplin untuk mempertahankannya. Pada mulanya, 5S dikembangkan di Jepang, dan merupakan salah satu teknik dalam pelaksanaan “Just In Time Manufaturing” yang berfokus pada pengurangan waste atau pemborosan. Benefit yang bisa dipetik dari pelaksanaan 5S antara lain:

•             Peningkatan produktivitas; sebagai contoh dengan pengaturan yang baik akan perlengkapan alat produksi, pekerja dapat dengan cepat menemukannya dan menghindari waktu yang terbuang untuk mencari alat tersebut sehingga waktu produksi dapat dioptimalkan.
•         Menjaga kualitas; sebagai contoh, kondisi area kerja yang kotor dapat menimbulkan masalah kualitas baik secara langsung maupun tidak langsung tergantung tipe produknya. Masuknya bungkus permen pada pengepakan barang dapat menimbulkan masalah krusial pada image produk yang sampai ke pelanggan.
•          Peningkatan aspek Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3); sebagai ontoh jalur hijau untuk area jalan yang bersih dari kabel dan peralatan produksi dapat meminimalkan timbulnya kecelakaan kerja mulai dari terjatuh sampai tersengat kabel listrik.

5S merupakan kependekan dari Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke. Tejemahan dalam bahasa Indonesia dan Inggris adalah sebagai berikut:

1. -       Seiri; Ringkas/Sisih atau Sort
2. -       Seito; Rapi/susun atau Set/Simplify
3. -       Seiso; Resik/Sapu atau Shine
4. -       Seiketsu; Rawat/Seragam atau Standard
5. -       Shitsuke; Rajin/Sikap atau Sustain

Secara sederhana, akan saya jabarkan prinsip paling dasar dari 5S sebagai berikut. Pertama bayangkan bahwa ilustrasi dibawah ini sebagai area kerja kita yang tak teratur dan kotor (digambarkan dengan serpihan kertas kuning dan karet gelang). Area kerja digambarkan dalam bidang putih.

Sekarang saya jabarkan proses 5S atau 5R sebagai berikut.

1.    Seiri atau Ringkas

Pada tahap awal penerapan 5S, merupakan kegiatan pemilahan dan pengelompokan barang-barang yang ada di area kerja kita berdasarkan kategorinya. Ilustrasinya dalam gambar dibawah ini. Pada tahap penerapan 5S lanjutan, kegiatan ini merupakan menyingkirkan seluruh barang yang tidak diperlukan di area kerja, tool yang digunakan biasanya klasifikasi keperluan barang, sebagai contoh barang yang sering dipakai diletakkan di dekat area kerja, yang jarang dipakai ditempatkan di area penyimpanan misalnya lemari, yang akan dipakai dalam waktu yang akan datang ditempatkan di gudang dan yang sudah tidak dipakai lagi dibuang. Biasanya digunakan kartu yang umumnya dinamakan Red Tag.

2.    Seiton atau Rapi

Pada tahap awal penerapan 5S, merupakan kegiatan merapikan hasil kegiatan Seiri atau Ringkas. Digambarkan dalam ilustrasi dibawah ini, dimana barang diletakkan dengan teratur dan rapi. Pada tahap 5S lanjutan, merupakan kegiatan meletakkan barang sesuai tempatnya sehingga siap saat diperlukan.

3.    Seiso atau Resik.

Tahap selanjutnya adalah membersihkan area kerja dari kotoran dan barang berlebih atau tidak diperlukan. Pada ilustrasi hasil Seiso, kita dapati sampah yang harus dibuang dan kelebihan paper clip serta spidol hitam yang harus disimpan atau digunakan orang lain. Prosesnya digambarkan dalam ilustrasi dibawah ini. Pada tahap 5S lanjutan, merupakan kegiatan membersihkan peralatan dan area kerja sehingga terjaga dalam kondisi baik.

4.    Seiketsu atau Rawat

Pada tahap ini kita membuat suatu standarisasi agar apa yang sudah kita kerjakan di tahap 1 sampai 3 dapat terus dilaksanakan dengan baik. Sebagai ilustrasi, kita menambahan standarisasi tempat bagi masing-masing barang dengan bidang bergaris merah agar setiap barang mempunyai identifikasi tempatnya. Pada tahap 5S lanjutan juga sama, yaitu membuat standarisasi agar dapat dilakukan berkelanjutan.

5.    Shitsuke atau Rajin

Pada tahap ini kita mendisiplinkan diri untuk terus menjaga kelangsungan kegiatan ditahap 1 sampai 4, serta melakukan perbaikan. Sebagai contoh, ilustrasi dibawah ini menggambarkan disetiap bidang penempatan barang ada identifikasinya masing-masing bisa berupa foto, tulisan atau visual dari bentuk barang. Juga dilengkapi sistem identifikasi status barang yang tidak ada yang diilustrasikan dengan penempelan post it degan tulisan status barang dipakai seseorang dengan ID 3392.

Bahkan kita dapati ruang yang masih kita bisa gunakan untuk barang lain, sebagai contoh kaca mata hitam pada ilustrasi dibawah. Menarik dan sederhana bukan penerapan 5 S J

Pada intinya, penerapan 5S harus dilaksanakan bertahap sesuai urutannya. Jika tahap pertama tidak dilakukan, maka tahap berikutnya pun tidak dapat dijalankan seara maksimal dan seterusnya.

Beberapa orang percaya, bahwa 5S yang baik secara otomatis menghasilkan tempa kerja yang nyaman dan aman, sementara yang lain berpendapat bahwa proses 5S yang dirancang dengan buruk dapat berimplikasi pada faktor keselamatan. Karena itu, akhir-akhir ini ditambahkan komponen S yang ke-enam yaitu SAFETY.Pada intinya, penerapan 5S harus dilaksanakan bertahap sesuai urutannya. Jika tahap pertama tidak dilakukan, maka tahap berikutnya pun tidak dapat dijalankan seara maksimal dan seterusnya.

(iB)